TEDxUHasselt: Achter de schermen

Lieve vrienden, op 24 maart vond TEDxUHasselt 2018 plaats aan de Universiteit van Hasselt, campus Diepenbeek. Jullie kennen de befaamde, inspirerende TED Talks vast wel. Ze duren zo’n achttien minuten en geven je mentaliteit gewoonlijk een boost van jewelste in de positieve richting. Speciaal voor dit evenement greep ik de gelegenheid aan om met de organisatoren te praten. TEDx-evenementen worden zelfstandig georganiseerd en dus niet door de TED-organisatie zelf. Net daarom wilde ik graag weten wat drie studenten ertoe dreef om de organisatie op zich te nemen. Ik ontmoette hen op de drukbevolkte campus in Diepenbeek.

De drie lead organisers. Respectievelijk van links naar rechts: Yannick, Dimitri en Noah.  — by Photography Mangelschots
De drie lead organisers. Respectievelijk van links naar rechts: Yannick, Dimitri en Noah.  — by Photography Mangelschots

Lead Organisers

Yannick (22) en Dimitri (22) studeren beide Handelsingenieur in de Beleidsinformatica en zijn in de organisatie van TEDxUHasselt “gerold” zoals ze zelf zeggen. “We hebben jaarlijks een Beleidsinformaticadag waar studenten van alle jaren naartoe gaan. Daar ontmoetten we een paar oudere studenten die ons vroegen of we dat niet eens wouden proberen, in de organisatie van TEDxUHasselt stappen. Drie jaar geleden begonnen we dan met een heel klein deel van het werk te doen. Het jaar daarna kregen we iets meer verantwoordelijkheden en dit jaar zijn we uitgegroeid tot Lead Organisers.”

Noah (22), die als enige van de drie organisatoren Handelsingenieur studeert, stapte er een jaar later in maar is nu ook al Lead Organiser. Hij reageerde op een mail die elk jaar wordt uitgestuurd in het teken van de zoektocht naar nieuwe teamleden. Hij legt uit: “Ik zag het als een leuke mogelijkheid om enerzijds nieuwe mensen te leren kennen en anderzijds om mijn cv uit te bouwen. Het leek me een relevante ervaring, waar ik nu na twee jaar geen spijt van heb.” Alle drie zijn deze heren laatstejaars en het is daarmee ook de laatste keer dat ze dit evenement organiseren.

Spreker Steven Latré — by Photography Mangelschots
Spreker Steven Latré — by Photography Mangelschots

“Delegeren moeten we nauwelijks doen”

Het organisatieteam bestaat uit vijftien leden maar de drie hoofdorganisatoren ondervinden weinig problemen met teamwork. “We zijn redelijk los in de verdeling van het werk”, vertelt Noah, “Als iemand graag een bepaalde taak op zich wilt nemen, dan mag dat ook. Delegeren moeten we nauwelijks doen.” Dimitri voegt daaraan toe: “Iedereen mag ook zelf zijn tijd indelen. We zijn allemaal studenten en iedereen heeft wel eens een deadline.” In de laatste week voor het evenement en op de dag zelf is de organisatie een fulltime job voor de meeste teamleden. Na het evenement is het team nog een maand bezig met de opvolging. Dan worden de filmpjes van de TEDx Talks verstuurd en worden er bedankjes gestuurd.

Als Lead Organisers zijn Yannick, Dimitri en Noah bezig met zowat alle taken: sprekers en partners contacteren, reclame maken, fotografen en startups zoeken en de catering regelen. De partners, of met andere woorden sponsoren, zijn heel belangrijk, omdat het een gratis evenement is. Omdat deze heren in de organisatie konden groeien, komen ze maar weinig valkuilen tegen. Toch gaat er al eens iets mis. “Vorig jaar bleek dat het personeel van het restaurant niet voldoende op de hoogte was. We hebben er dit jaar voor gezorgd dat dat duidelijk op mail stond”, vertelt Noah. Dimitri knikt. “We krijgen ook elk jaar feedback van de gasten. Daar kijken we dan naar. Wat waren de goede punten en de minder goede punten?”

Het thema van deze editie was Moonshot Thinking — by Photography Mangelschots
Het thema van deze editie was Moonshot Thinking — by Photography Mangelschots

Animatie

Dimitri, Yannick en Noah geven als organisatoren meerwaarde aan het evenement. Zo zochten zij dit jaar meer lokale sprekers en voorzagen ze coaching voor de sprekers.

De organisatoren streefden ernaar om een mooi geheel te maken van het evenement. Er werd entertainment voorzien tijdens de pauzes, zoals een harpspeelster en een illusionist, en een moderator rijgde alle TEDx Talks aan elkaar. Doorheen de dag werden er ook workshops voorzien. Tijdens de pauzes kon je de startups bezoeken die een standje wisten te bemachtigen. En je kon nieuwe mensen leren kennen met de app Conversation Starter. “Tinder voor gesprekken”, lachen de drie.

Lieve vrienden, wij zijn alvast trots dat drie van onze Limburgse studenten zo’n groot evenement in goede banen kunnen leiden. Dit jaar studeren Dimitri, Yannick en Noah af en zullen ze aan hun carrière gaan bouwen. Wij wensen hun alvast veel succes toe. TEDxUHasselt wordt al sinds 2011 op deze universiteit georganiseerd. Hou de website in het oog voor de volgende editie en bekijk intussen ook eens de inspirerende verhalen die dit jaar aan bod kwamen.