De mailmaatschappij beheerst ons leven

Picture: Mailing

Tegenwoordig zijn e-mails niet weg te denken uit ons dagelijks leven. We worden er dagelijks mee geconfronteerd, zowel thuis als op het werk. Deze overload aan informatie bepaalt het leven van de consument op allerlei verschillende manieren. Maar hoe houden we deze informatiestroom onder controle en bestaat er niet een soort van e-mailetiquette?

De uitvinding
Ray Tomlinson, die twee maanden geleden overleed, vond het concept e-mail uit in 1971 en was daarmee de eerste man die een e-mail verstuurde. Pas in het midden van de jaren 90 begon deze vorm van communicatie aan te slaan dankzij de introductie van het internet op wereldschaal. Hierdoor konden mensen van alle continenten sneller en gemakkelijker communiceren en informatie uitwisselen.

Spam
Het nieuwe communicatiemiddel bracht niet alleen veel positieve vooruitgang met zich mee, ook enkele gevaren doken op. De reclamewereld ontdekte al snel dat e-mails een goedkope manier van communiceren waren. Bedrijven verstuurden ongevraagde reclame via e-mail, die niet enkel gericht was op hun specifieke doelgroep, maar op grote aantallen ontvangers. Vaak slopen ook virussen in de bijlagen van deze spam mails.

Picture 2: Spam mails

Extra stress
Tegenwoordig beperken de problemen van e-mails zich niet enkel tot spam en virussen, ook mentale en fysieke problemen vloeien voort uit dit communicatiemiddel. Op de werkvloer heerst er een gespannen sfeer, omdat collega’s sneller geneigd zijn om te mailen, dan simpelweg een persoonlijk gesprek aan te gaan. Ook de druk, die schuilgaat achter het accuraat en spoedig beantwoorden van e-mails, wordt sommige werknemers te veel. Zij raken depressief, lijden aan werkverslaving of belanden in een burn-out.

Picture 3: Mail app IOS

De mail-app
De opkomst van de smartphone heeft de e-mailstress enkel maar meer opgevoerd. Ikzelf en waarschijnlijk miljoenen andere mensen zijn van ‘s morgens tot ‘s avonds bezig op hun telefoon en checken voortdurend hun Facebook- of Twitteraccount en zelfs hun mail. Hierdoor zijn wij zo gefocust op het zo snel mogelijk liken, sharen of beantwoorden van verschillende post of mails, waardoor we bijna voortdurend bezig zijn om anderen van een antwoord te voorzien, dat we zelf niks meer gedaan krijgen. Bestaan er dan geen regels rond dit probleem?

E-mailetiquette
Gelukkig bestaan er enkele regeltjes om e-mails duidelijker en toegankelijker en vooral minder stressvol te maken. Om het mailverkeer in goede banen te laten verlopen, is het essentieel dat iedereen deze regels zo goed mogelijk toepast, zowel de zender als de ontvanger. Hierdoor is het aangenamer om de mail te lezen en te beantwoorden.

1. Hou het verschil tussen “To” en “CC” in je achterhoofd.
In het “To” veld vermeld je mensen die de mail moeten lezen en beantwoorden of moeten reageren. Terwijl in het “CC” veld enkel mensen vermeld staan die op de hoogte moeten blijven.
2. Hou je bericht kort en bondig.
Zet de belangrijkste informatie bovenaan in je mail. Bespreek slechts 1 onderwerp per mail en kies een goede onderwerp-regel voor je mail.
3. Beantwoord binnen 3 dagen.
Ik vind niet dat een mailtje binnen de 10 minuten of zelfs binnen de dag beantwoord moet worden. Als er echt iets dringends is, kan je beter telefonisch contact opnemen.
4. Hanteer de juiste toon of nuance en schrijf niet IN HOOFDLETTERS.
Men kan bij het lezen van een mail niet dezelfde tonen of nuances gebruiken als bij spreektaal. En vermijd hoofdletters want deze betekenen dat je de tekst in kwestie roept.
5. Herlees je mail voor je hem verstuurt.
Gebruik je spellingchecker om eventuele grammaticale foutjes uit je mail te verwijderen.

De computer helpt ons op allerlei manieren. Af en toe een beetje gezonde stress kan geen kwaad. Maar wanneer we enkel nog kunnen focussen op het beantwoorden en versturen van mails, dan is het tijd om even een stap terug te zetten en de e-mailetiquette op te frissen. Goed communiceren is iets wat iedereen kan leren.

This article was originally published on comma